Zorganizowanie dobrej konferencji, niezależnie od jej przedmiotu, jest zadaniem stosunkowo wymagającym. Trzeba tutaj znaleźć odpowiednią lokalizację, spełniającą podstawowe wymagania w tym zakresie, o czym opowiemy nieco szerzej w kolejnych akapitach. Warto także podkreślić konieczność zorganizowania dodatkowych atrakcji dla wszystkich uczestników, bowiem wiadomo, iż nikt nie będzie całymi dniami przesiadywać na wykładach. Warto więc przyjrzeć się temu zagadnieniu nieco bliżej, aby przekonać się, jak to jest. Aby przekonać się jak wiele kłopotów i zachodu kosztuje zorganizowanie dobrej konferencji naukowej w górach.

Przede wszystkim sala konferencyjna.

Jednym ze zdecydowanie najważniejszych aspektów, na które należy zwrócić największą uwagę jest znalezienie odpowiedniej sali konferencyjnej. Obiekt taki powinien spełniać szereg wymagań, z czego najważniejsze to:

• Sala konferencyjna musi dysponować odpowiednią, dopasowaną do naszych potrzeb pojemnością, aby wszyscy uczestnicy konferencji mogli bez trudu się pomieścić.
• Sala konferencyjna powinna być wyposażona w niezbędny sprzęt audiowizualny, umożliwiający i znacznie ułatwiający prowadzenie wszelkich wykładów i prelekcji.
• Sala konferencyjna powinna być także klimatyzowana i wyposażona w odpowiednie zaplecze socjalne

Spełnienie tych wymagań zagwarantuje, iż na takiej sali bez trudu zorganizujemy nasza konferencję. Oczywiście musimy także zadbać o pozostałe kwestie, takie jak chociażby zagwarantowanie noclegów dla uczestników konferencji, oraz zadbanie o ich wyżywienie. W tym jednak zakresie jeśli chodzi o górskie miejscowości, to bezproblemowo znajdziemy odpowiednie hotele z przystępnymi cenami, jak również restauracje czy też jadłodajnie, gdzie można będzie zamówić z pewnym wyprzedzeniem posiłki dla wszystkich uczestników. Oczywiście część z nich będzie chciała zakwaterować i wyżywić się we własnym zakresie, toteż powinniśmy im także na to pozwolić. Przyda nam się tutaj więc odpowiednio popularna lokalizacja do zorganizowania konferencji w Beskidach, gdyż tylko takowa, będzie dysponować wszystkimi elementami, które są nam w tym zakresie niezbędne.

Organizacja pozostałych atrakcji.

Bardzo ważną kwestią jest tutaj także to o czym wspomnieliśmy we wstępie, czyli organizacja dodatkowych atrakcji dla uczestników konferencji. Chodzi tutaj przede wszystkim o to, iż każdego dnia będziemy mieć przecież kilka godzin czasu wolnego, bowiem raczej nikt nie będzie całymi dniami przesiadywać w sali konferencyjnej. Jako, że całość będzie organizowana w górach, w Beskidach, to powinniśmy od razu szukać atrakcji typowo górskich, czyli na przykład wypraw na okoliczne trasy widokowe, czy też zdobywanie górskich szczytów. Zawsze jest też opcja wypożyczenia rowerów górskich, gdyż w okolicy z całą pewnością jest dużo ścieżek rowerowych. Ostatecznie zawsze jeszcze pozostają hotelowe atrakcje dodatkowe, takie jak basen, sauny, jacuzzi, czy też gabinety zabiegowe spa. Jednym słowem musimy tutaj dość dobrze zaplanować cały pobyt i przebieg całej konferencji i zaplanować dodatkowe atrakcje, aby każdy z uczestników naszej konferencji był w stu procentach zadowolony ze swojego w niej udziału.